Quy trình check out là một hạng mục công việc của nhân viên Lễ tân nhằm thực hiện quy trình thanh toán, xác nhận khi khách trả phòng và rời khách sạn. Nếu như check-in là bước đầu để tạo ấn tượng tốt tới khách hàng thì check-out sẽ là một điểm nhấn khép lại quá trình lưu trú của khách hàng. Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại chiếm vị trí cực kỳ quan trọng, quyết định một phần sự quay lại của khách hàng tới khách sạn của bạn.

1. Những điều cần biết về quy trình Check Out

Những điều cần biết về quy trình check out
Những điều cần biết về quy trình check out

Thời gian Check Out tại khách sạn

Trên thế giới, không có quy định nào bắt buộc về thời điểm check out. Mỗi khách sạn có quyền tự đặt khung giờ check out.

Tuy nhiên, phổ biến nhất vẫn là 12h check out. Việc chậm trễ thực hiện ngoài khung giờ này, khách lưu trú có thể bị phạt, trả thêm tiền.

Tại Việt Nam, dù là khách sạn hạng sang hay bình dân, khách hàng cũng cần nắm được quy tắc này để tránh những bất cập và hiểu nhầm không đáng có trong chuyến du lịch của mình.

Tại sao giờ Check Out lại là 12h trưa?

Phần lớn mọi người đều thuê phòng khách sạn để nghỉ ngơi nên sẽ lấy 12h đêm làm tâm. Do đó, thời gian nghỉ ngơi từ 14h hôm trước đến 12h hôm sau là hợp lý nhất. Và thông thường giá tiền được ghi là số tiền/ đêm chứ không tính theo ngày.

Tại sao thuê phòng 1 ngày (24 tiếng) nhưng lại chỉ được ở 22 tiếng (từ 14h đến 12h)?

Khoảng thời gian này được dùng để bộ phận buồng phòng dọn dẹp và sắp xếp lại phòng theo đúng quy chuẩn của khách sạn trước khi giao phòng cho lượt khách tiếp theo.

2. Quy trình Check Out khách lẻ

  • Chào hỏi khách, hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không và xác nhận lại yêu cầu trả phòng của khách
  • Hỏi số phòng khách để kiểm tra thông tin trên hệ thống
  • Báo cho bộ phận buồng phòng kiểm tra tình trạng phòng xem có xảy ra hỏng hóc, mất mát gì không.
  • Kiểm tra trên hệ thống quản lý khách sạn để xem khách hàng có sử dụng dịch vụ kèm theo của khách sạn hay không. Nếu có, thì xác nhận lại với khách hàng
  • Kiểm tra trên hệ thống xem khách có mượn hoặc thuê đồ dùng gì của khách sạn không, nếu có thì đề nghị khách trả lại
  • Nhận thông báo tình trạng phòng, những đồ uống khách đã sử dụng trong minibar từ bộ phận buồng phòng và xác nhận lại với khách
  • Sau khi xác nhận thông tin với khách hàng xong, nhân viên lễ tân sẽ in hoá đơn và đưa cho khách kiểm tra lại
  • In hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách kiểm tra lại
  • Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán và xác nhận phương thức thanh toán với khách
  • Nhận lại chìa khoá phòng và trả lại cho khách hàng giấy tờ lưu trú mà khách sạn đã giữ khi khách làm thủ tục check-in hoặc những đồ khách hàng gửi, bưu kiện…
  • Cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống quản lý khách sạn, thực hiện lưu hồ sơ khách hàng, chuyển hồ sơ thanh toán của khách cho bộ phận kế toán
  • Giao cho khách phiếu Check-out card (nếu có) và thông báo cho bộ phận liên quan vận chuyển hành lý khách ra xe
  • Giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu được yêu cầu
  • Tạm biệt khách, chúc khách lên đường bình an và hẹn gặp lại

3. Các trường hợp Check Out

Trường hợp check Out trễ

Thông thường giờ check-out chuẩn của khách sạn sẽ là 12 giờ trưa, nhưng có nhiều trường hợp khách nán lại, dẫn đến check-out trễ.

Việc này sẽ kéo theo nhiều ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của khách sạn: Ảnh hưởng đến công việc của nhân viên buồng phòng; thời gian đón tiếp khách mới bị trễ theo…

Khi check-out trễ, khách sẽ phải trả thêm tiền. Nếu khách hàng nán lại khách sạn trước 6 giờ chiều, khách phải thanh toán cho khách sạn 50% tiền phòng của một đêm. Ở lại sau 6 giờ thì sẽ thanh toán tiền cả một đêm.

Trường hợp check Out nhanh

Check out nhanh (Express check out) là tiêu chuẩn dành cho khách hàng đi lẻ, để khách hàng không phải xếp hàng và chờ đợi quá lâu khi làm check out trong thời gian cao điểm.

Nhân viên lễ tân sẽ phải gửi cho khách hàng biểu mẫu trả phòng nhanh theo quy định chung của khách sạn kèm theo hoá đơn thanh toán trước một ngày. Yêu cầu khách hàng kiểm tra lại các khoản chi phí về dịch vụ phòng, các dịch vụ kèm theo và điền thông tin vào giấy uỷ quyền thanh toán.

Sau khi nhận thông tin từ phiếu khách hàng đã điền, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra lại khả năng thanh toán của thẻ tín dụng; điền lại thông tin khách hàng và bỏ chúng vào hộp dịch vụ check-out nhanh ngày hôm sau.

Trường hợp khách hàng hưởng chế độ ưu đãi từ khách sạn

Nhân viên Lễ tân cần xác định lại rõ các khoản ưu đãi của khách sạn dành cho khách hàng về tên gọi và tỷ lệ phần trăm khấu trừ trong hóa đơn các khoản ưu đãi, miễn phí đó khi thanh toán. Thông báo cho khách về các khoản ưu đãi đó để khách thấy được sự quan tâm mà khách sạn dành cho họ.

Tham khảo

hoteljob.vn

Không có tag.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *