Quản lý khách sạn bằng phần mềm PMS là việc mà các chủ khách sạn đặc biệt là phân phúc khách sạn vừa và nhỏ (1-3 sao) không thể không biết đến trong thời đại công nghệ thông tin và số hóa ngày nay. Bài viết này sẽ chia sẻ toàn bộ thông tin cần biết về PMS, vai trò của PMS và thống kê cho người đọc một số phần mềm quản lý hiệu quả tại Việt Nam hiện nay.

Phần mềm PMS là gì?

PMS (Property Management System) là một ứng dụng chuyên để quản lý và xử lý một số hoạt động của khách sạn, chỗ nghỉ cho thuê, chung cư, và các lựa chọn chỗ ở khác. Trên thực tế, PMS được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, bao gồm sản xuất, kiến trúc và quản trị.

Trong lĩnh vực khách sạn, PMS còn được gọi là phần mềm lễ tân khách sạn, giúp khách sạn quản lý khách hàng, quản lý dịch vụ và doanh thu của họ một cách hiệu quả mà không cần đến quá nhiều sổ sách cồng kềnh hoặc những file excel phức tạp và dễ gây sai sót.

PMS có thể coi là trung tâm của vận hành khách sạn, tự động hóa và sắp xếp các hoạt động, giúp các bộ phận trong khách sạn phối hợp với nhau thông suốt và hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, công sức và giúp phục vụ khách hàng tốt hơn.

 

 

Bộ phận nào trong khách sạn cần sử dụng PMS?

Hầu hết mọi bộ phận trong khách sạn đều cần sử dụng đến PMS, từ quản lý, lễ tân đến nhân viên dọn phòng. Cùng tìm hiểu xem cụ thể PMS giúp ích gì cho họ nhé

1. Nhân viên lễ tân

Sử dụng PMS, nhân viên lễ tân của khách sạn có thể hệ thống hóa toàn bộ quy trình đặt phòng – ngay từ việc chấp nhận đặt phòng (khách lẻ, OTA, khách từ công ty du lịch,…), xếp phòng, xác nhận đặt phòng một cách nhanh chóng và gửi cho khách. Họ cũng có thể thao tác cầu hủy / sửa đổi đặt phòng và nâng cấp phòng, ghi chú v.v. một cách dễ dàng.

Dưới đây là một số nhiệm vụ khác mà nhân viên văn phòng có thể thực hiện trên PMS:

Đăng ký thông tin khách

Nhận phòng, Thanh toán hóa đơn, Trả phòng

Kiểm toán đêm (Night Audit)

Quản lý phòng – đánh dấu các phòng cần dọn…

2. Nhân viên dọn phòng

Một dịch vụ dọn phòng tốt góp phần quan trọng trong sự hài lòng của khách dành cho khách sạn. Một PMS thông minh sẽ gửi thông báo đến nhân viên dọn phòng sau khi khách check out. Và sau khi dọn dẹp xong, nhân viên dọn phòng có thể đánh dấu trên PMS là phòng đã sẵn sàng để nhân viên lễ tân chủ động và nhanh  chóng hơn trong việc sắp xếp phòng cho khách có sẵn hoặc bán phòng cho khách mới.

Ngoài ra PMS còn có thể lên lịch dọn phòng, phân chia nhân viên và theo dõi các công việc tương tự để đảm bảo tiến độ.

Tổng Giám đốc – General Managers lo việc điều hành chung của khách sạn. Họ cũng chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược để đảm bảo sự thành công của hoạt động kinh doanh khách sạn. Và đối với điều này, họ cần tận dụng sức mạnh của PMS khách sạn tất cả trong một giúp họ có KPI và thông tin chi tiết.

PMS khách sạn cung cấp một số báo cáo hoạt động bao gồm báo cáo lịch sử và dự báo, báo cáo doanh thu, báo cáo đặt phòng, báo cáo dọn phòng, báo cáo kiểm toán ban đêm, báo cáo tài chính, báo cáo lịch sử khách và báo cáo công suất thuê, v.v. để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng.

3. Quản lý khách sạn

PMS là công cụ đắc lực của các nhà quản lý khách sạn trong việc điều hành chung. PMS cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh thu, chi phí và cung cấp các báo cáo chi tiết cho từng ngày, dự báo công suất cho tương lai,… để hỗ trợ nhà quản lý đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác.

Phần mềm PMS hoạt động như thế nào?

Tất cả các PMS đều được thiết lập, cài đặt vào hệ thống máy chủ và các máy trạm của các bộ phận liên quan sẽ kết nối với máy chủ bằng internet. Dựa vào những câu lệnh được lập trình sẵn, nhân viên nghiệp vụ sẽ tiến hành các thao tác trên PMS để xử lý giao dịch với khách hàng như tạo, chỉnh sửa hoặc hủy booking, check in, check out, nhập ghi chú, nhập bill dịch vụ, thanh toán, xuất hóa đơn,… và lưu trữ hồ sơ của khách tới máy chủ.

Các phần mềm quản lý khách sạn phổ biến ở Việt Nam hiện nay?

Tại Việt Nam, đã có nhiều phần mềm quản lý khách sạn của quốc tế xuất hiện từ lâu, như Smile, Opera, Pegasus, tuy nhiên vài năm trở lại đây, sự phát triển công nghệ đã giúp nhiều công ty start up về ứng dụng công nghệ trong ngành khách sạn cũng đã phát triển một số phầm mềm được sử dụng rộng rãi đặc biệt là dành cho phân khúc khách sạn vừa và nhỏ (1-3 sao).

Nổi bật có thể kể đến các phần mềm như Intelio, AHAROOMS, Skyhotel, Ezcloud,…

Trong đó, AHAROOMS là công ty tiên phong trong việc cung cấp phần mềm vận hành khách sạn cùng dịch vụ bán phòng và tối ưu doanh thu cho các Khách sạn 1-3 sao tại Việt Nam. Phần mềm vận hành khách sạn PMS AHAROOMS ngày càng được nhiều chủ khách sạn tại Việt Nam tin tưởng sử dụng với các ưu điểm:

  • Đầy đủ tính năng cần thiết cho việc vận hành khách sạn
  • Kết nối 2 chiều Hotel Booking Engine và các kênh bán hàng online (OTA) – Channel Manager như Booking.com, Airbnb, Agoda và Expedia
  • Được tinh giản lại rất dễ sử dụng kể cả cho những người mới bắt đầu
  • Phần mềm online, có thể sử dụng trên điện thoại hoặc đăng nhập để quản lý ở bất cứ đâu miễn là có kết nối mạng.
  •  Giao diện tùy chỉnh bằng Tiếng Anh hoặc Tiếng Việt
  • Đội ngũ hỗ trợ sử dụng phần mềm tâm huyết, nhiệt tình.
  • Chi phí rẻ, tiện lợi, tiết kiệm

AHAROOMS hiện vẫn đang hỗ trợ khách sạn chương trình dùng thử phần mềm miễn phí để mang đến cho khách hàng trải nghiệm thử sản phẩm trước khi đi tới quyết định sử dụng. Các chủ khách sạn nên cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô, tính năng, chi phí,… của khách sạn mình nhằm tìm được phần mềm PMS phù hợp giúp hỗ trợ kiểm soát hoạt động kinh doanh, hỗ trợ nhân viên thao tác xử lý công việc và lưu trữ thông tin dữ liệu cho khách sạn trong thời gian lâu dài.

Để tìm hiểu kỹ hơn và đăng ký sử dụng thử phần mềm PMS AHAROOMS, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

Nguồn: hotelogix – dịch và biên tập bởi Aharooms

Không có tag.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *