Bạn thường nghe đến thuật ngữ FO trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý nhà nghỉ, khách sạn, resort? Bạn phân vân chưa rõ FO là gì và bộ phận FO đóng vai trò như thế nào? Hãy cùng Aharooms tìm hiểu trong bài chia sẻ dưới đây.

1. FO là gì?

FO là viết tắt của Front Office. Front Office là bộ phận lễ tân của khách sạn. Bộ phận lễ tân được xem như bộ mặt của khách sạn, là nơi đầu tiên đón khách, cũng như là điểm cuối cùng để chào tạm biệt khách. 

Khi đánh giá khách sạn, khách hàng thường nhấn mạnh đến FO. Vì vậy, lễ tân cần xây dựng hình ảnh đẹp trong lòng khách hàng, để thương hiệu khách sạn được nâng tầm và phát triển bền vững.

 

2. Vai trò của bộ phận FO trong khách sạn

2.1. Khối tiền sảnh giúp hoạt động của khách sạn được thống nhất, chặt chẽ

Bộ phận FO được coi là bộ mặt của khách sạn, góp phần tạo dựng ấn tượng đầu tiên đối với khách hàng. FO là cầu nối giữa khách sạn và khách hàng, cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết về sản phẩm và dịch vụ của khách sạn.

2.2. Bộ phận FO giúp khách sạn tăng doanh thu

Khi đến với khách sạn, khách không chỉ cần đặt phòng mà còn cần nhiều dịch vụ khác: đặt tour, đặt xe, tàu, fax,… Tất cả các dịch vụ này đều được thực hiện tại khu vực sảnh. Khả năng thuyết phục của nhân viên FO quyết định mức thu nhập của các dịch vụ này.

2.3. Hình ảnh khách sạn được xây dựng nhờ đóng góp của bộ phận FO

FO giúp giải quyết các vấn đề cho khách, giúp xây dựng hình ảnh và thương hiệu cho khách sạn. Một bộ phận FO chuyên nghiệp và đầy đủ sẽ giúp khách sạn để lại ấn tượng tốt hơn cho khách hàng, từ đó tạo niềm tin cho khách quay lại.

2.4. FO góp phần xây dựng chiến lược kinh doanh khách sạn

Bộ phận tiền sảnh khách sạn có khả năng đưa ra các đề xuất và xây dựng kế hoạch kinh doanh của khách sạn. Vì đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với nhiều khách hàng, họ sẽ hiểu về nhu cầu của khách hàng nên sẽ đưa ra đánh giá chính xác về sở thích của từng nhóm khách thuê. Ban lãnh đạo có thể dựa vào đó để củng cố, xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

3. Các bộ phận trong Front Office

Tùy từng khách sạn khác nhau sẽ có cách bố trí FO khác nhau. Điều này phụ thuộc vào quy mô lớn hay nhỏ của khách sạn. Tuy nhiên, ở hầu hết các khách sạn, bộ phận tiền sảnh sẽ có những bộ phận nhất định bên trong để đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi lưu trú tại khách sạn.

3.1. Bộ phận trực ở quầy lễ tân

Lễ tân (Reception hoặc Front Desk Clerk). Công việc của bộ phận này là tiếp đón và hỗ trợ khách hàng làm các thủ tục đăng ký khách sạn. Ngoài ra, khi khách hàng cần thêm thông tin về các địa điểm vui chơi, giải trí trên địa bàn, bộ phận này cũng là nơi hỗ trợ.

3.2. Bộ phận hướng dẫn khách hàng

Hướng dẫn khách hàng (Concierge) là một trong FO. Bộ phận này sẽ tư vấn cho khách hàng các dịch vụ hỗ trợ để khách hàng có được trải nghiệm hài lòng. Khi khách hàng rời đi, bộ phận này sẽ hỗ trợ khách hàng sắp xếp xe. 

3.3. Bộ phận thu ngân

Bộ phận thu ngân (Cashier) với công việc là thanh toán các hóa đơn dịch vụ cho khách hàng lưu trú tại khách sạn. Trong một số trường hợp khách hàng cần đổi tiền, bộ phận này là nơi để khách hàng xem xét. Tình hình chi tiêu hàng tháng của khách sạn sẽ được thu ngân báo cáo.

3.4. Bộ phận tổng đài viên

Nhân viên trực tổng đài (tổng đài viên) sẽ là người tiếp nhận các cuộc gọi từ bên ngoài đến khách sạn và cung cấp thông tin cho khách hàng. Đồng thời, bộ phận này còn có vai trò truyền thông tin đến tận nơi mà khách hàng yêu cầu. Đối với những cuộc gọi cần thanh toán, bộ phận này sẽ ghi chú lại trong hóa đơn để khách hàng thanh toán thêm lúc trả phòng khách sạn.

3.5. Bộ phận đặt phòng

Bộ phận đặt chỗ (Reservations) là nơi tiếp nhận thông tin khách hàng có yêu cầu đặt chỗ của khách hàng thông qua các website của hệ thống hoặc các hệ thống đặt chỗ trung tâm khác. Bộ phận này sẽ kiểm tra danh sách trạng thái trống, phòng vừa thanh toán … để giải đáp những thông tin mà khách hàng cần biết.

3.6. Quản lý khách sạn

Vai trò của người quản lý khách hàng là ghi nhận những ý kiến, nhận xét của khách hàng liên quan đến khách sạn và hướng dẫn cách giải quyết trong thẩm quyền cho phép.

Nếu bạn đang làm việc trong lĩnh vực khách sạn hoặc chuẩn bị tham gia vào môi trường này, hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn có được những thông tin cơ bản và hữu ích nhất về FO – Front Office!

Bên cạnh đó, nếu như bạn đang cần tìm phần mềm quản lý khách sạn, đừng quên liên hệ Aharooms để sở hữu cho mình phần mềm quản lý khách sạn với công nghệ tân tiến, hiện đại, tối ưu hóa quy trình quản lý và giúp gia tăng doanh thu lợi nhuận!

Không có tag.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *